Verhaltenskodex

Verhaltenskodex der Proxy GmbH


1. Allgemeine Grundsätze

Integrität Glaubwürdigkeit Transparenz

Proxy richtet seine geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen an den allgemein gültigen
ethischen Werten, insbesondere der Integrität, der Glaubwürdigkeit und dem Respekt vor der
Menschenwürde aus. Es fördert auf geeignete Weise Transparenz, verantwortliche Führung und
Kontrolle im Unternehmen.

Geltungsbereich

Der Verhaltenskodex stellt verbindliche Regeln dar, die von jedem Proxy Mitarbeiter zu beachten
sind. Insbesondere die Mitglieder der Geschäftsführung und alle Führungskräfte tragen die
Verantwortung für die aktive Umsetzung dieses Verhaltenskodex. Sie haben in jeder Hinsicht eine
Vorbildfunktion zu erfüllen. Der Kodex ist Grundlage und Leitfaden für die Bewältigung ethischer
und rechtlicher Herausforderungen bei der täglichen Arbeit. Jeder Mitarbeiter kann sich mit Fragen
und Hinweisen in diesem Zusammenhang an die Geschäftsführung oder den externen
Rechtsberater von Proxy wenden.

Lieferkette Subunternehmer und Geschäftspartner

Proxy erwartet von seinen Subunternehmern und Geschäftspartnern die Beachtung der Werte des
Verhaltenskodex und fordert Subunternehmer auf, den Verhaltenskodex zu akzeptieren und
einzuhalten. Sofern Geschäftspartner nicht über einen entsprechenden Verhaltenskodex verfügen,
gilt dies auch für Geschäftspartner.

Einhaltung der Gesetze

Proxy beachtet die Gesetze und sonstigen Rechtsvorschriften aller Länder, in denen Proxy tätig
ist.


2. Verhalten gegenüber Wettbewerbern, Geschäftspartnern und Dritten

Wettbewerbs- und Kartellrecht

Proxy achtet die Regeln eines fairen und offenen Wettbewerbs und trifft keine Absprachen, die den
Wettbewerb in unzulässiger Weise beeinflussen.

Mitarbeiter von Proxy sind verpflichtet, die Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten.

Ausschreibungen

Erfolgt die Vergabe eines Auftrags auf der Grundlage einer formalen Ausschreibung, wird Proxy
Angebote mit anderen Bietern weder absprechen noch abstimmen. Dies gilt sowohl für öffentliche
als auch für privatrechtliche Ausschreibungen und unabhängig davon, ob es sich um ein
Vergabeverfahren der öffentlichen Hand oder der privaten Wirtschaft handelt.

Korruption

Proxy wendet sich ausdrücklich gegen jede Form der Korruption im In- und Ausland und vermeidet
schon den Anschein, durch unlautere Geschäftspraktiken Einfluss auf geschäftliche
Entscheidungen nehmen zu wollen. Kein Mitarbeiter darf die geschäftlichen Verbindungen von
Proxy zum eigenen oder fremden Vorteil oder zum Nachteil von Proxy ausnutzen. Das bedeutet
insbesondere, dass kein Mitarbeiter im Geschäftsverkehr unerlaubte private Vorteile (z.B. Geld,
Sachwerte, Dienstleistungen) gewährt oder annimmt, die geeignet sind, eine sachgerechte
Entscheidung zu beeinflussen. Jeder Proxy Mitarbeiter ist verpflichtet, bei Verdachtsmomenten
oder rechtlichen Zweifeln hinsichtlich des Vorliegens von Korruption oder Wirtschaftskriminalität
Rat bzw. Hilfe einzuholen. Rat bzw. Hilfe bietet die Geschäftsführung und der externe rechtliche
Berater von Proxy. Einladungen, wie zum Beispiel zu Geschäftsessen oder Veranstaltungen, die
anerkannten Geschäftsgepflogenheiten entsprechen und angemessen sind, dürfen
ausgesprochen oder angenommen werden, wenn sie nicht der unzulässigen Bevorzugung dienen.
Dasselbe gilt für die Annahme oder Gewährung von Geschenken. Bestehen Zweifel hinsichtlich
des Vorliegens eines sachlichen Grundes oder der Üblichkeit einer Zuwendung, hat der Mitarbeiter
vorab die Geschäftsführung oder den externen rechtlichen Berater von Proxy zu fragen. Dieser
Punkt ist intern umfassend kommuniziert.

Amtsträger

Gewährung und Annahme von Vorteilen, Einladungen und Geschenken an Beamte und andere
Amtsträger sowie an Beauftragte staatlicher Einrichtungen, auch mittelbar über Dritte, sind
unabhängig von deren Wert verboten.

Berater

Die Beauftragung von Beratern oder Auftragsmittlern darf nicht dazu dienen, das
Bestechungsverbot zu umgehen.

Geldwäsche

Proxy duldet keine Geldwäsche. Alle Mitarbeiter sind zur strikten Befolgung der Gesetze zur
Geldwäschebekämpfung verpflichtet. Ferner haben sie verdächtige Zahlungsformen oder andere
Transaktionen, die auf Geldwäsche hindeuten, sofort der Geschäftsführung oder dem externen
rechtlichen Berater von Proxy mitzuteilen.

Steuerrecht

Proxy erstellt Steuererklärungen und -anmeldungen wahrheitsgemäß.


3. Vermeidung von Interessenkonflikten

Loyalität der Mitarbeiter

Proxy erwartet von seinen Mitarbeitern Loyalität. Es achtet darauf, dass seine Mitarbeiter nicht in
Situationen geraten, in denen deren persönlichen oder finanziellen Interessen mit denen des
Unternehmens oder seiner Geschäftspartner kollidieren. Die Mitarbeiter des Unternehmens haben
jedes persönliche Interesse, das im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit bestehen könnte,
unverzüglich ihren Vorgesetzten anzuzeigen.

Nebentätigkeiten und Beteiligungen

Proxy Mitarbeitern ist es untersagt, ein Unternehmen zu führen oder für ein Unternehmen zu
arbeiten, das im Wettbewerb mit Proxy steht. Dies gilt auch für die mittelbare Beteiligungen.


4. Umgang mit Informationen

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Proxy Mitarbeiter sind verpflichtet, über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und andere interne
Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt entsprechend für die nicht öffentlich
zugänglichen Informationen über Vertragspartner und Kunden. Die
Verschwiegenheitsverpflichtung gilt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.

Datenschutz

Neben den allgemeinen Geheimhaltungsvorschriften (z. B. § 17 UWG) ist das Datengeheimnis
nach DSGVO einzuhalten. Insbesondere ist es untersagt, geschützte personenbezogene Daten
unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden
Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder anderweitig zu nutzen. Diese
Verpflichtung auf das Datengeheimnis besteht auch nach dem Ausscheiden fort.

Wahrheitspflicht

Alle Berichte und andere schriftlichen Dokumentationen sind korrekt und wahrheitsgemäß zu
verfassen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um interne Berichte handelt, oder diese nach
außen gegeben werden. Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen haben sich an den
Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung auszurichten und stets vollständig und korrekt
zu sein.


5. Grundsätze sozialer und ökologischer Verantwortung

Soziale Verantwortung

Soziale Verantwortung ist unverzichtbarer Bestandteil einer an Werten orientierten
Unternehmensführung und wesentlicher Faktor für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Menschenrechte

Proxy respektiert und unterstützt die international anerkannten Menschenrechte.

Kinderarbeit

Die Verbote von Kinderarbeit und Zwangsarbeit in jeder Form werden eingehalten.

Diskriminierungsverbot

Diskriminierung von Mitarbeitern und Dritten wird nicht geduldet. Proxy tritt einer nicht akzeptablen
Behandlung von Mitarbeitern, insbesondere sexuellen oder verbalen Belästigungen, entschieden
entgegen.

Chancengleichheit

Proxy fördert die Chancengleichheit seiner Mitarbeiter.

Arbeitnehmerrechte

Die Versammlungs- und Koalitionsfreiheit der Beschäftigten wird, soweit nach den nationalen
Bestimmungen rechtlich zulässig, anerkannt. Proxy beachtet die geltenden nationalen Gesetze
und Arbeitsnormen hinsichtlich angemessener Entlohnung und maximaler Arbeitszeit. Dies
schließt selbstverständlich auch die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen des Gesetzes zur
Regelung eines allgemeinen Mindestlohns in Deutschland mit ein. Proxy sorgt insgesamt für faire
Arbeitsbedingungen.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz wird nach Maßgabe der nationalen
Bestimmungen gewährleistet.

Umwelt- und Klimaschutz

Nachhaltiger Umwelt- und Klimaschutz sowie Ressourceneffizienz sind für Proxy wichtige
Unternehmensziele. Bei der Erbringung von Dienstleistungen achtet Proxy darauf, dass alle
hiervon ausgehenden Auswirkungen auf die Umwelt und das Klima so gering wie möglich gehalten
werden. Jeder Mitarbeiter trägt dabei Verantwortung, die natürlichen Ressourcen schonend zu
behandeln und durch sein individuelles Verhalten zum Schutz von Umwelt und Klima beizutragen.


6. Einhaltung des Verhaltenskodex

Richtlinien und Prozesse

Proxy macht seine Mitarbeiter mit den in diesem Verhaltenskodex geregelten Inhalten vertraut und
erläutert die sich daraus ergebenden Verpflichtungen. Themen wie Datenschutz und Betriebs- und
Geschäftsgeheimnisse sind zusätzlich in den Arbeitsverträgen enthalten. Die weiteren in diesem
Verhaltenskodex niedergelegten Verhaltensanforderungen sind als Bestandteil des
Arbeitsvertrages für Proxy Mitarbeiter verbindlich und daher unbedingt einzuhalten.

Kommunikation

Proxy kommuniziert die Grundsätze des Verhaltenskodex gegenüber ihren Geschäftspartnern.

Regelmäßige Kontrollen

Proxy verpflichtet sich, die Einhaltung des Kodex regelmäßig zu kontrollieren.

Mitteilung von Verstößen

Jeder Proxy Mitarbeiter ist gehalten, von ihm beobachtete (potenziellen, auch drohenden)
Verstöße gegen Gesetze, interne Regelungen und diesen Verhaltenskodex unverzüglich der
Geschäftsführung oder dem externen rechtlichen Berater von Proxy zu melden. Meldungen einer
Verletzung dieses Kodex werden strikt vertraulich behandelt und haben keine negativen
Auswirkungen für den meldenden Mitarbeiter, es sei denn, es wäre bewusst ein unwahrer
Sachverhalt behauptet worden.

Folgen von Verstößen

Verstöße gegen den Verhaltenskodex und gesetzliche Bestimmungen können je nach Schwere
arbeits- und haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und auch strafrechtliche
Sanktionen zur Folge haben.


Frankfurt am Main, 28. Juni 2022

Proxy GmbH

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